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    辦公室裝修項目管理的注意事項

    2021-01-12 17:55   責任編輯:深圳尚泰裝飾    0

    每一次談起辦公室裝修,許多行政管理人員都會感覺到壓力山大,為什么別人家的裝修總是井然有序,看上去很輕松,為什么別人家的管理人員聽到裝修消息時一點也不慌張?為什么別人家的裝修卻很少撕破臉?因為別人家行政就是把裝修單獨拿出來做項目管理,不是摸著石頭過河,能做到哪就做到哪。辦公室裝修本身是一個或大或小的工程事件,辦公室裝修做得怎么樣?能否處理好突發事件,是你工作能力的重要體現。下面小編和朋友們分享一些辦公室裝修項目管理的注意事項,希望能幫助大家。

    1、項目啟動期需要做哪些準備?

    在管理局接到裝修工程任務之前,不要著急,先從以下幾件事做起,有條不紊:

    需求收集和確認:在裝修項目開始前,行政部需要充分了解公司管理層和部門對新辦公環境的期望和需求。比如不同部門的工作特點,銷售和客服部門打來的電話和電話比較多,容易影響其他部門的辦公等。在收集需求的同時,成立項目組,主要成員為行政、it、財務、采購(有資質的企業也有基礎設施團隊)和法務,同時確定團隊成員之間的分工。項目組成員確認后,需要在第一時間制定項目進度計劃,每個節點需要確認負責人;

    盡量確定內部預算:在處理辦公室裝修時,很多企業的老板可能不會先給出預算范圍和限制,而是在提交了幾家裝修供應商的設計報價后,瘋狂削減預算,讓行政花5W預算裝修50W效果,往往會消耗行政和供應商的大量精力,增加談判的內耗。在完成項目預算編制的同時,需要對預算采購項目進行分解,確定實際后續負責人,定期收集采購信息,用于后續實際對比;

    篩選裝修供應商:辦公室裝修離不開供應商的參與。在裝修工作初期,根據公司裝修情況,行政需要同時篩選第三方項目管理團隊、設計公司、造價咨詢公司、施工承包商、IT、裝修保潔、綠化種植、消防申請審核等服務供應商。還需要與物業公司充分溝通,仔細確認物業管理要求的細節,以便在投標過程中提前通知供應商;

    全程采購管理:裝修工作會涉及大量的采購工作。一般需要單獨成立采購團隊,申請資金支持渠道,確定項目采購規則,審核付款流程,保持效率節奏。注意購買有定制周期的,比如家具。只有在前期確定改造項目的總體和詳細要求,制定項目開發的總體進度和時間節點,才能方便地進行后續的設計、施工、結算等工作。

    2、項目進行到一半,行政會遇到哪些坑?

    不管前期準備的多么充分,項目啟動后,很容易出現一些突發事件。這些坑都有自己的特點,不同城市、不同行業、不同發展階段的企業在辦公裝修過程中都會出現各種問題。然而以下幾點是需要關注的,所有行政都應該高度緊張:

    消防申報驗收:只要辦公裝修的消防申報驗收標準在申報過程、注意事項、消防驗收中出現問題,工程時間就會被延誤。目前比較高效的解決辦法是當地有資質的裝修公司或者物業、第三方消防工程公司一般代理。

    強弱電:裝修時需要評估辦公配套設施的強電弱電電壓輸送現狀是否能滿足自己的需求。高電流改造線的成本要看實際辦公樓情況,但可以大也可以小。

    施工時間:企業行政一般對辦公裝修工程的時間有嚴格的要求,但不同的建筑對裝修時間有不同的規定。如有特殊情況,需提前納入整個改造工程的時間管理。

    多方對接:設置時間節點,責任到人。除了這些影響較大的“坑”,裝修中期還容易出現資金結算不足、工程施工延期、中期分期驗收等細節坑。期間行政可以提前發現問題,解決后期的連帶問題!

    3、項目后期行政應該怎么做?

    辦公室裝修后期,驗收結算是最后一關,驗收貫穿于裝修的全過程,最后的收尾工作只是一個結束。其中要特別注意的是,前期裝修質量要通過合同鎖定,后期驗收才能順利盈利。合同是確保項目執行和實現項目目標的基礎。在改造項目中,項目經理在明確項目目標的基礎上,提前與改造分包商溝通并細化合同執行過程中容易產生爭議的條款,明確合同條款,通過合同條款明確并鎖定項目工期、質量、成本、驗收等內容,確保項目執行時有證據可循。

    4、入駐的搬遷注意事項

    完工后進行檢查和綜合調試,最后驗收整改。改造工程結束后,通過各種方式進行空氣處理,保證最佳的空氣質量,并開始搬遷準備工作。服務人員應與各部門溝通,確保順利搬遷,提前與供應商達成協議,及時制定裝修響應計劃,做好員工培訓和信息宣傳。在搬遷過程中,有經驗的管理員會知道,搬遷意味著大量舊家具閑置。如果能充分利用原有家具,整體更新家具采購計劃,可以在后期軟裝配置改造中補貼一定的費用,節省一定程度的費用。

    辦公室裝修對企業來說是一筆很大的成本投入,通過專業的項目管理能力,行政部門可以有效保證進度,解決可能出現的問題和風險,有效控制項目實施過程中的突發事件,使辦公室裝修保質保量按期完成。


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